情報誌「くらしと」に掲載されている「トリクムクミアイ～トナリの管理組合の選択と決断～」の記事をご紹介！
目指すは、満足できる「みんなの家」づくり。
キーワードは”合意の過程を見える化する”。
理事会では、今年の5月からiPadを導入。理事には任期中、1人に1台ずつ貸与される。これを使用して、たとえば工事の図面や登録業者リスト、検討する情報、理事会内の定例報告資料など、紙の配布をせずに各種データを共有して、随時に蓄積していくことが目的だ。これまでタブレット端末に触れたことのない理事も多いため、理事会の終了後に使い方を覚える講習会を行っている。
ライオンズマンション光が丘公園／東京都練馬区
開始から約2時間で、この日の理事会は終了した。
通常であれば、そのまま散会するところだが、本年5月にiPadを理事会に取り入れてからは、終了後はiPad講習会に早変わりする。
理事会役員はインターネットに接続しながら練習ができ、慣れない操作にとまどう人と使い慣れている人が入り交じり、教え合い、手伝う姿が目につく。新しい試みは居住者間をつなぐコミュニケーション・ツールとしても役立っているようだ。
目指す最終目標は「自立した管理組合」だと言う。今はまだ、理事会主導であるが、目的からブレることなく取り組み続けていけば、徐々に居住者にも浸透していくだろう。
みんなで目的を共有できれば、たとえば居住マナーという一点をとっても、それぞれがとる行動にブレが出ることはない。
さらに、目標達成には管理会社の協力が欠かせないと袴田理事長は言う。
「管理会社とは、第一期の理事会運営から専門知識を要する管理規約の整備や管理人業務、理事会事務支援などをサポートしてもらってきました。図2のように理事会と管理会社にはそれぞれの役割がありますが、理事会が主体的に整備しようとする姿勢がなければ、両者の役割バランスに偏りが生じてしまい、共有資産である「みんなの家」をより良く維持・管理する上で、われわれ管理組合側に不利益な課題が生じることがわかりました。この点を早期から常に相互で確認しあい、お互いが役割を担う範囲を明確にすることで、様々な課題を解決してきました。現在は、本当に頼りになる存在として、相談や情報提供、事例構築など、良きパートナーシップを築けていると考えています。
今日も理事会の議事録をとってもらっていますが、それは理事会活動の変遷をすべて把握してもらうためにお願いしています。
また、図3にあるように管理会社が担える受託業務の範囲には限界があり、理事会のすべての希望に対応できるわけではありません。ブレのない軸を持った理事会運営を行うためにも、理事会が管理会社に業務委託できる範囲を整理して、お互いの負担をより少なくする努力を積み重ねることが、より円滑で効率的なパートナーシップを生み出します。
今後の課題は、既に取り組んでいる様々な維持・管理経費の圧縮だけでなく、管理会社とともに築いてきた付加価値を生むオプション・サービスを委託契約内容に反映して、理事会からの要請とその対価を明確にし、安定的に必要な支援サービスを獲得することです。
さらに、第一期大規模修繕工事で建物や各種設備、情報共有環境をリニューアルした結果、管理人の業務内容も現状にあわせて見直しを行う必要が生じています。
理事会、居住者、管理会社、当マンションの維持・管理に関わるすべての関係者と、無駄がなく効率的に適正なコストで結果を導く仕組みを定形メニューとして、共有するよ
う徐々に整えていきます。
現在、中・長期大規模修繕計画についても、厳しくなる社会情勢や居住者の平均年齢に基づく収入源予測などを考慮して、抜本的な見直しを進めています。まだまだ、気は抜けませんが、今の理事会体制であれば、実現可能だと期待感をもって臨んでいます」
